Podstawy zarządzania pieniędzmi i robienia płatności

płatności

Zanim zaczniesz zarabiać, powinieneś dowiedzieć się, jak prawidłowo przyjmować płatności, ustalać warunki płatności oraz kredytów i sprawnie zarządzać finansami. Poniższy poradnik ma za zadanie ci w tym pomóc.

Zarabianie pieniędzy i zarządzanie nimi bywa zdradliwym interesem, gdyż musisz dopilnować wielu rzeczy: obsłużyć klientów, pilnować płynności finansowej oraz zarządzać rachunkami – tylko wtedy twój biznes będzie się kręcił. Kwestią priorytetową jest otrzymywanie pełnej zapłaty na czas – na równi z wiedzą na temat zarządzania pieniędzmi, nawet jeśli zatrudniasz księgowego.

Tak czy inaczej, nie obejdziesz się bez znajomości podstaw ekonomii. Musisz rozumieć, jak działają kredyty i o co chodzi w rachunkowości, a także umieć czytać wyciągi bankowe oraz formularze podatkowe. Niezbędne jest również rozeznanie w metodach płatności, które będziesz oferował klientom, jak gotówka, czek, karta kredytowa oraz debetowa, systemy płatności online, a także rzetelne ustalanie warunków płatności oraz wiedza na temat windykacji należności w wypadku niewywiązania się klienta z umowy.

Zakładanie konta bankowego

Gdy wybierzesz już nazwę dla firmy i zarejestrujesz działalność, będziesz musiał założyć w banku konto firmowe. Nie jest to nic trudnego. Zacznij od wyboru banku – takiego, który sprzyja małemu biznesowi – i zadzwoń, aby umówić się na spotkanie. Udając się do placówki, musisz pamiętać, aby zabrać ze sobą dowód tożsamości, a także dokumenty rejestracyjne firmy, które są najczęściej wymagane przy zakładaniu konta biznesowego.

Następnym krokiem będzie wpłata środków na nowe konto (początkowa kwota nie musi być wysoka). Jeżeli masz zdolność kredytową, dowiedz się na temat możliwości otwarcia linii kredytowej w rachunku. Może się to okazać bardzo użyteczne, gdy będziesz robił zakupy dla firmy czy też podczas okresów niskich obrotów, aby pokryć koszty do czasu, aż interes z powrotem zacznie się kręcić. Warto również zdobyć rozeznanie w ofercie kart kredytowych, debetowych oraz innych usług dla firm.

Księgowość

Możesz zdecydować się sam prowadzić rachunkowość lub zatrudnić księgowego. Możliwością pośrednią jest samodzielne zajmowanie się rachunkami, lecz wynajęcie księgowego do przygotowania zeznania podatkowego na koniec roku. Jeżeli chcesz sam zajmować się rachunkami, warto zainwestować w oprogramowanie księgowe – proste w obsłudze i znacznie ułatwiające prowadzenie księgowości. Większość tego typu programów umożliwia tworzenie faktur, śledzenie salda na kontach bankowych oraz pilnowanie zobowiązań i należności.

Jeżeli nie ufasz swoim zdolnościom w zakresie księgowości, nawet wspomagany odpowiednim oprogramowaniem, dobrym rozwiązaniem będzie wynajęcie profesjonalisty, który wykona za ciebie comiesięczne rozliczenia oraz wypełni zeznania podatkowe.

Jeżeli jedynie myjesz okna w weekendy lub dorabiasz w jakiś podobny sposób, oczywiście nie ma sensu zaopatrywać się w profesjonalne programy czy usługi. W takim wypadku po prostu spraw sobie rejestr i zapisuj w nim wszystkie koszty działalności oraz obroty. Robiąc to samodzielnie, oprzyj się na podejściu zdroworozsądkowym, kalkulując, ile możesz zainwestować w interes w stosunku do oczekiwanych przychodów i zysków. Zadbaj o to, aby cała dokumentacja znajdowała się w suchym, bezpiecznym miejscu i była przechowywana przez okres 5 lat – tyle czasu ma fiskus na przeprowadzenie ewentualnej kontroli podatnika.

Przyjmowanie płatności gotówką, czekiem oraz kartą

W obecnych warunkach rynkowych, charakteryzujących się dużą konkurencją, trzeba zapewnić klientowi wiele dostępnych metod płatności, jak gotówka, karta kredytowa oraz debetowa, a także płatności elektroniczne. Oczywiście trzeba liczyć się z dodatkowymi kosztami: opłatami za konto, opłatami transakcyjnymi, kosztami sprzętu oraz opłatami akceptanta, naliczanymi jako procent od ogólnej wartości sprzedaży.

Możesz jednak obniżyć koszty, rozglądając się za jak najkorzystniejszą ofertą, gdyż zarówno oferty dotyczące kont bankowych, jak i usług finansowych różnią się między sobą – również cenowo. Dowiedz się również, czy stowarzyszenia małych przedsiębiorców, czy też izby gospodarcze nie oferują jakichś zniżek dla członków. Możliwe jest zaoszczędzenie nawet 2% opłat związanych z obsługą kart kredytowych. Warto zawsze pamiętać, że klienci oczekują dużego wyboru metod płatności, jeśli go zatem nie zapewnisz, twoje zyski będą niższe.

Podstawowa metoda płatności to gotówka, której zaletą jest płynność i bezpośredniość transakcji. Od razu możesz jej użyć do opłacenia rachunków czy inwestycji. Z kolei jej główna wada polega na ryzyku, gdyż możesz ją zgubić lub zostać obrabowanym. Co gorsza, jeśli w takim wypadku nie masz dowodu transakcji na piśmie, dochodzenie odszkodowania ze strony towarzystwa ubezpieczeniowego może okazać się problemem. Nawet jeśli wolałbyś nie otrzymywać płatności gotówką, wielu klientów preferuje tę metodę, powinieneś więc wyrobić sobie codzienny nawyk robienia wpłat do banku w godzinach dziennych. Zainwestuj również w solidny sejf – na wypadek, gdybyś za którymś razem nie miał możliwości udać się do banku.

Jeżeli działasz w sektorze usług, musisz wiedzieć, że za owe ludzie wciąż często płacą czekiem. Musisz podjąć pewne środki ostrożności, aby nie skończyć z czekiem bez pokrycia w dłoni – w szczególności wtedy, gdy masz do czynienia z nowym klientem. Poproś o dokument tożsamości ze zdjęciem i zapisz jego numer na czeku. Jeżeli suma jest co najmniej trzycyfrowa, poproś nabywcę o potwierdzenie czeku lub o zdecydowanie się na przekaz bankowy. Dokładnie sprawdzaj również wszelkie wypisane dane – w tym datę oraz sumę. Czasem chodzi po prostu o zwykły ludzki błąd.

Kolejną możliwością są karty debetowe, jednak żeby je honorować, musisz kupić lub wynająć terminal. Większość banków oferuje klientom biznesowym kompletne wyposażenie i usługi. Terminal połączony z telefonem stacjonarnym jest tańszy w obsłudze niż połączony z telefonem komórkowym. Do tych kosztów dochodzą jeszcze opłaty transakcyjne, naliczane przez bank i realizowane za każdym razem, gdy dokonywana jest transakcja z użyciem karty debetowej.

Zakładanie konta obsługującego płatności bezgotówkowe

Wielu konsumentów na dobre zrezygnowało z gotówki na rzecz „plastikowych pieniędzy”. Prawda jest taka, że umożliwienie klientom płatności za pomocą karty kredytowej jest często jednym z warunków sukcesu. Dotyczy to w szczególności firm działających w Internecie, gdyż praktycznie wszystkie transakcje są tutaj wykonywane bezgotówkowo. Aby płatność kartą mogła znaleźć się w twojej ofercie, musisz otworzyć w banku konto biznesowe, które będzie takie transakcje obsługiwało. Powinieneś zdobyć wszystkie potrzebne informacje w placówce banku lub u agenta. Jeżeli masz problemy ze zdolnością kredytową, możesz napotkać trudności przy zakładaniu omawianego konta i prawdopodobnie będziesz zmuszony zapewnić depozyt o znacznej wartości. Jeżeli nie masz takiej możliwości, rozwiązaniem może okazać się założenie konta, które obsługuje płatności internetowe.

Konto obsługujące płatności kartą ma liczne zalety. Badania wykazały, iż handlowcy, którzy przyjmują płatności kartą kredytową, mogą zwiększyć swoją sprzedaż nawet o 50%. Nie wspominając już o możliwości płatności internetowych, mobilnych, mailowych i wreszcie osobistych – za pośrednictwem karty. Za zgodą klienta kartę można również obciążyć miesięczną kwotą w ramach sprzedaży na raty.

Oczywiście wszystkie wspomniane zyski łączą się również z kosztami, w które wchodzą opłaty: za złożenie wniosku, rejestracyjne, administracyjne, za ubezpieczenie rachunku, a także operacyjne oraz transakcyjne, które wynoszą 2-8% całkowitej wielkości sprzedaży. Do tego należy doliczyć koszty zakupu lub wynajmu niezbędnego sprzętu i oprogramowania. Wszystko to trzeba wliczyć w koszty działalności biznesowej.

Obsługa płatności internetowych

Usługa ta pozwala firmom i osobom prywatnym na przeprowadzanie bezgotówkowych transakcji drogą elektroniczną i cieszy się obecnie wielkim powodzeniem. PayPal to jeden z najpopularniejszych serwisów płatności online. Posiada ponad 40 milionów członków w 45 krajach. Jego oferta skierowana jest do osób prywatnych oraz firm. Oba typy kont pozwalają na przepływ środków pomiędzy użytkownikami serwisu, jednak wyłącznie konto biznesowe daje możliwość przyjmowania płatności kartą kredytową. Zaletą takiego konta jest szybkość transakcji, prostota oraz niewielkie koszty jego założenia, niezależnie od zdolności kredytowej czy przewidywanej wysokości sprzedaży.

Ponadto umożliwia ono przyjmowanie płatności od każdego klienta, który posiada adres mailowy. Zgromadzone fundusze mogą być przesyłane bezpośrednio na twoje konto lub wypłacane przez ciebie za pomocą karty debetowej. Jedyną realną wadą takiego rozwiązania jest fakt, iż większość serwisów przekierowuje klientów na swoją stronę w celu sfinalizowania transakcji. Niektórych może to dezorientować – zdarza się, że z tego powodu rezygnują z zakupu. Tak czy inaczej, zalety płatności internetowych zdecydowanie górują nad wadami.

Ustalanie warunków płatności

Każdy posiadacz małej firmy musi ustalić zasady dotyczące płatności. Na pewno chcesz zestandaryzować sposób, w jaki będziesz otrzymywał zapłatę, lecz musisz jednocześnie być wystarczająco elastyczny, by zaspokoić indywidualne potrzeby klientów. Ustalanie warunków płatności obejmuje zaliczki, płatności rozłożone na etapy oraz udzielanie kredytów. Bardzo ważne jest, aby ustanowić jasne zasady na piśmie, zanim zaczniesz dostarczać produkty lub usługi. Powinny one widnieć na twoich formularzach, być zawarte w kontraktach oraz zleceniach, a także wydrukowane na fakturach i miesięcznych wyciągach z konta.

Zabezpieczanie się za pomocą zaliczki

Jeżeli twoja firma działa w sektorze usług, musisz wyrobić sobie zwyczaj proszenia klientów o zaliczkę – w szczególności wtedy, gdy zlecenie obejmuje również dostarczenie produktów, za które musisz zapłacić z góry. W takim wypadku zaliczka powinna co najmniej pokrywać koszt materiałów. Jeżeli klient płaci jedynie za wykonaną pracę, zaliczka może wynosić od jednej trzeciej do połowy całkowitej wartości zamówienia. Formularz zamówienia lub umowa powinny zawierać jasno sformułowaną informację na temat wymaganej zaliczki. Jest ona zabezpieczeniem, które w najgorszym razie pokryje twoje koszty, jeżeli klient zrezygnuje z zamówienia.

Płatność rozłożona na etapy

Jest to kolejne zabezpieczenie przed ryzykiem finansowym. Aby dobrze doprecyzować warunki, należy odpowiednio wcześnie przygotować umowę z klientem. Możecie się umówić co do kwoty, którą otrzymasz na poszczególnych etapach wykonywania projektu. Możesz obliczyć takie stawki procentowo, np.: 25% na zaliczkę, 25% po dostarczeniu materiałów, 25% po zasadniczym ukończeniu, reszta zaś po całkowitej realizacji projektu lub w ciągu 30 dni od jego ukończenia. Możesz też ustalić zasady oparte na współczynnikach, które odnoszą się do specyfiki wykonywanej przez ciebie pracy. Niezależnie od systemu, na który się zdecydujesz, w przypadku większych zleceń taka formuła płatności znacznie obniży ryzyko finansowe.

Udzielanie kredytów

W większości przypadków nie ma potrzeby udzielania klientom kredytu, chyba że oferujesz usługi takie jak tępienie szkodników, które są rozliczane co miesiąc lub masz duże zamówienie, realizowane etapami. Generalnie, jeżeli transakcja jest sfinalizowana, powinieneś otrzymać zapłatę w całości. W rzeczywistości jednak, jeżeli chodzi o transakcje wewnątrzbiznesowe, nabywcy przeważnie oczekują jakiegoś rodzaju kredytu – na zasadach podobnych do kredytu odnawialnego – na 30, 60, 90, a czasem nawet 120 dni po otrzymaniu produktu lub realizacji usługi.

Oczywiście tobie zależy na jak najszybszym otrzymaniu zapłaty, możesz więc zaoferować 2-procentowy upust, jeśli rachunek zostanie uregulowany w przeciągu tygodnia. Jeżeli zdecydujesz się na udzielenie klientowi kredytu, obowiązkowo sprawdź najpierw jego zdolność kredytową – szczególnie jeśli w grę wchodzą duże sumy pieniędzy. Możesz w tym celu skorzystać z Biura Informacji Kredytowej.

Windykacja długów

Nieważne, jak ostrożny jesteś, gdy dochodzi do udzielania klientom kredytów – raczej nie unikniesz sytuacji, w której ktoś nie rozliczy się z tobą na czas lub w ogóle. Co możesz w takim przypadku zrobić? Najważniejsza zasada to podtrzymanie jakiejś drogi komunikacji z dłużnikiem i stałe napominanie go do uregulowania rachunku bez stosowania gróźb, drogą telefoniczną, listowną oraz za pomocą osobistych wizyt. Zgodnie z prawem nie wolno ci zastraszać klienta zalegającego z zapłatą, możesz jednak wyjaśnić, dlaczego w jego interesie leży spłacenie długu. Mianowicie: może pogorszyć się jego pozycja w biznesie, zdolność kredytowa, a ostatecznie sprawa może skończyć się w sądzie.

Inną opcją jest wynajęcie firmy zajmującej się windykacją długów. Agencje takie w ramach opłaty pobierają jednak pewną część należnej ci kwoty i może ona sięgać nawet 50%.

Ostatecznym rozwiązaniem będzie pozwanie kontrahenta do sądu cywilnego, choć ma on ograniczenia pod względem wysokości kwoty, o jaką walczysz. Musisz również pamiętać o opłacie sądowej, którą należy uiścić z góry. Jeśli jednak wygrasz sprawę, koszty te zostaną ci zwrócone wraz z zaległą kwotą.

W takich przypadkach posiadacze małych firm z reguły bronią się sami, gdyż suma, o którą toczy się sprawa, jest przeważnie zbyt niska, by opłacało się wynająć prawnika. Poza tym nawet jeśli wygrasz, nie jest powiedziane, że otrzymasz zasądzoną kwotę. Możesz wygrać sprawę, a jednocześnie wciąż uganiać się za dłużnikiem, zajmując część jego dochodów lub majątku. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zakładania sprawy cywilnej, odwiedź swój sąd rejonowy.

Może macie jakieś interesujące rozwiązanie tego problemu i chcielibyście się nim podzielić? Chętnie zobaczymy Wasze sugestie poniżej w polu komentarzy. Serdecznie zapraszamy do dyskusji!

 

Prosimy o wsparcie naszej pracy!

Jeżeli podoba Ci się treść na naszej stronie

pomóż nam i polub nas na Facebooku!

DZIĘKUJEMY!